Aqui está um detalhamento dos tipos de documentos comuns usados ​​em um escritório, categorizados para maior clareza:

Documentos de negócios principais:

* Contratos e acordos: Documentos formais descrevendo as obrigações legais entre as partes (por exemplo, contratos de clientes, contratos de emprego).
* Demonstrações financeiras : Relatórios mostrando desempenho e posição financeiros (por exemplo, balanços, declarações de renda, declarações de fluxo de caixa).
* faturas e pedidos de compra: Documentos usados ​​para rastrear e gerenciar compras e vendas.
* Políticas e procedimentos: Guias para os funcionários sobre como lidar com tarefas ou situações específicas (por exemplo, procedimentos de segurança, deixar políticas).
* Atas de reuniões: Registros de decisões, discussões e ações tomadas nas reuniões.
* Materiais de marketing: Materiais promocionais usados ​​para gerar interesse em produtos ou serviços (por exemplo, folhetos, folhetos, conteúdo do site).

documentos administrativos e operacionais:

* E -mails: Correspondência digital para comunicação interna e externa.
* MEMOS: Comunicação formal por escrito dentro de uma organização.
* Relatórios: Informações resumidas sobre vários tópicos (por exemplo, relatórios de status do projeto, relatórios de análise de mercado).
* Propostas: Documentos descrevendo um plano ou solução para um problema ou necessidade específica.
* apresentações: Auxílios visuais usados ​​para comunicar informações de maneira eficaz (por exemplo, apresentações de slides, infográficos).
* Formulários : Modelos usados ​​para coletar informações (por exemplo, formulários de inscrição, relatórios de despesas).
* calendários e agendas: Ferramentas para planejar e gerenciar tempo e eventos.

Documentos de Recursos Humanos:

* currículos e cartas de cobertura: Documentos usados ​​pelos candidatos para mostrar suas habilidades e experiência.
* Descrições do trabalho: Descreve as responsabilidades e os requisitos de uma posição específica.
* Revisões de desempenho: Avaliações do desempenho e desenvolvimento dos funcionários.
* Manuais de funcionários: Compilações de políticas e procedimentos relevantes para os funcionários.
* folha de pagamento e benefícios Informações: Documentos relacionados à remuneração e benefícios dos funcionários.

documentos legais e de conformidade:

* apólices de seguro: Contratos descrevendo a cobertura para riscos potenciais.
* Licenças e licenças: Autorizações necessárias para operar um negócio.
* Documentos de conformidade regulatória: Prova de adesão às leis e regulamentos relevantes.

TI e documentos de tecnologia:

* Licenças e acordos de software: Documentos descrevendo os direitos de uso e os termos de software.
* Diagramas de rede: Representações visuais da infraestrutura de TI da organização.
* Políticas de segurança: Diretrizes para proteger informações e sistemas sensíveis.

Lembre -se:

* Esta lista não é exaustiva, pois os documentos específicos usados ​​em um escritório variam dependendo da indústria, tamanho e natureza dos negócios.
* Muitas organizações agora utilizam sistemas de gerenciamento de documentos digitais para armazenar, organizar e compartilhar documentos eletronicamente.
* Gerenciamento eficaz de documentos é essencial para operações eficientes, colaboração e conformidade.