Existem muitas opções de software disponíveis que fornecem gerenciamento seguro de documentos. A melhor opção para você depende de suas necessidades específicas, orçamento e tamanho da sua organização.
Aqui estão algumas categorias de software, juntamente com exemplos populares:
Sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem (DMS): *
Google Drive: Uma opção gratuita e amplamente usada, com fortes recursos de colaboração e segurança integrada. Oferece controle de versão e compartilhamento de pastas.
*
Dropbox: Outra opção popular com fortes recursos de segurança e fácil de usar. Oferece sincronização de arquivos e histórico de versão.
*
Microsoft OneDrive: Integrado aos aplicativos do Microsoft Office e fornece recursos robustos, como compartilhamento de arquivos, controle de versão e criptografia.
*
Sharefile: Projetado para empresas e oferece fortes recursos de segurança, gerenciamento avançado de usuários e recursos de assinatura eletrônica.
*
docusign: É especializado em assinaturas eletrônicas e oferece recursos robustos de segurança de documentos.
*
caixa: Oferece uma variedade de recursos para empresas, incluindo fortes segurança, ferramentas de colaboração e integração com outros aplicativos.
*
zoho docs: Fornece um sistema colaborativo de gerenciamento de documentos com recursos como controle de versão, compartilhamento de arquivos e recursos de segurança.
*
egnyte: Oferece uma plataforma abrangente baseada em nuvem para gerenciamento de documentos, colaboração e compartilhamento de arquivos.
Sistemas de gerenciamento de documentos no local: *
Alfresco: Software de código aberto que oferece opções de flexibilidade e personalização. Fornece recursos como controle de versão, controle de acesso e recursos de pesquisa.
*
OpenExt Content Server: Uma solução poderosa para grandes organizações com necessidades complexas de gerenciamento de documentos.
*
Nuxeo: Uma plataforma para gerenciar o conteúdo, incluindo documentos, com recursos robustos para segurança, conformidade e colaboração.
*
-Files: Oferece uma interface amigável e recursos de automação poderosos. Ele enfatiza o gerenciamento inteligente de documentos.
Considerações para gerenciamento seguro de documentos: *
Criptografia: Verifique se os dados são criptografados tanto em trânsito quanto em repouso.
*
Controle de acesso: Implementar políticas de senha fortes e autenticação de vários fatores. Limite o acesso a documentos sensíveis com base nas funções do usuário.
*
Controle de versão: Acompanhe as alterações nos documentos e mantenha um histórico para fins de auditoria.
*
trilhas de auditoria: Registre todas as atividades relacionadas ao acesso e modificação do documento.
*
conformidade: Escolha software que atenda aos padrões de conformidade específicos do setor (por exemplo, HIPAA, GDPR).
*
Recuperação de desastres: Implemente os planos de backups e recuperação de desastres para garantir que os dados sejam protegidos em caso de falha do sistema.
Escolhendo o software certo: *
Avalie suas necessidades: Considere o tamanho da sua organização, o tipo de documentos que você precisa gerenciar, seus requisitos de segurança e seu orçamento.
*
Leia as resenhas e compare recursos: Procure software com fortes recursos de segurança, uma interface amigável e bom suporte ao cliente.
*
Experimente uma avaliação gratuita: Muitos fornecedores de software oferecem testes gratuitos para que você possa testar o software antes de se comprometer com uma assinatura.
Por fim, o melhor software para gerenciamento seguro de documentos dependerá de suas necessidades e requisitos específicos. Ao avaliar cuidadosamente suas opções e escolher um fornecedor respeitável, você pode encontrar uma solução que mantenha seus documentos seguros e seguros.
