O recurso de " mala direta " no Microsoft Word é uma ferramenta poderosa que permite que você mesclar documentos com uma fonte de dados. Mesclando o documento do Word com as fontes de dados fornece uma maneira para que você possa criar inúmeras cópias personalizadas ou personalizadas do documento. Você pode usar a ferramenta de mala direta para inserir os nomes e endereços ou para criar campos personalizados serializados em seus documentos. As possibilidades de personalização com a ferramenta são quase ilimitadas e permitindo fontes de dados de mala direta em seus documentos é muito mais fácil do que você imagina . Instruções
Preparar documentos para Mesclar
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Abra o Microsoft Word em seu computador. Clique na guia " Correspondências " e depois " Iniciar Mala Direta " na barra de fita . Clique em " Letters ". Word abre um documento em branco.
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Clique na opção " Selecionar Destinatários " na guia " Correspondências " . Clique em " Contatos usar o Outlook ", " usar um arquivo de fonte de dados existente ", ou " Criar um novo arquivo de dados no Word " . A opção "Usar os contatos do Outlook " permite importar os destinatários do seu livro de endereços do Outlook. Com a opção "Usar um arquivo de fonte de dados existente " , você escolhe uma lista criada em outro aplicativo , como o Access, Excel ou até mesmo o Bloco de Notas . Se você selecionar a opção "Usar um arquivo de fonte de dados existente " , clique também em "Lista Use existente" , em seguida, procure e selecione o arquivo de origem de dados externa. Finalmente, você pode criar uma nova fonte de dados no Word , clicando na opção "Criar um novo arquivo de dados no Word " . Se você escolher a última opção , você deve inserir os detalhes para a lista na caixa de pop -up , como nome e endereço.
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Clique no botão " Editar lista de destinatários " sobre as " Correspondências tab ". Edite a lista e adicionar ou remover entradas da lista , conforme necessário.
Realize Direta
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Digite o texto ou os gráficos no documento conforme necessário. Quando você chegar a um ponto no documento onde você deseja inserir um campo da fonte de dados , clique no botão "Match Fields" na aba " Correspondências " .
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Clique no " Bloco de Endereço " botão para adicionar o nome e endereço do destinatário da fonte de dados . Alternativamente , insira " Linha de Saudação " para escolher a forma como a carta irá abordar cada destinatário na fonte de dados . Por exemplo, "Querido Joe ", "Querido Joe Doe" ou " João da Silva ". Para inserir um campo individual no mesmo ponto em cada documento , clique no botão "Gravar e Inserir Campos " . Escolha o nome do campo da fonte de dados para inserir e clique em "Inserir ". Esta opção é útil para coisas como a inserção de um número de associado ou o código de identificação da fonte de dados . Em cada carta que você gera com a mala direta , o Word preenche os campos com dados diferentes da fonte de dados .
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Clique em " Visualizar Resultados " na guia " Correspondências " . Clique no botão " Registro anterior " ou " próximo registro " botões de seta para percorrer as letras na mesclagem. Analise cada um e assegurar Palavra povoaram os campos corretamente usando as informações da fonte de dados. Nota - . Se você encontrar uma letra incorrectamente formatado ou um usando as erradas detalhes da origem de dados, clique em "Editar lista de destinatários , " encontrar a linha que contém os dados errados e corrigi-lo
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Clique no botão " Concluir e Mesclar " botão e , em seguida, " Imprimir documentos ". Escolha para imprimir todos os documentos no conjunto ou apenas o atualmente na janela de visualização
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Clique em " Arquivo" e depois "Imprimir" na barra de fita . . Após Word envia o trabalho de impressão para a impressora, clique em "Arquivo " e depois " Salvar".
