Microsoft Word 2007, as medidas de legibilidade de um documento de duas maneiras. O teste Facilidade Flesch Reading fornece uma pontuação de 1 a 100: um número baixo se correlaciona com baixa capacidade de leitura e um número alto significa facilitar a leitura. A pontuação Flesch -Kincaid Grade Level estima que o nível mais alto grau elementar , em que os alunos pudessem ler o documento com facilidade. Ambos os testes usar comprimentos de frases e palavras para calcular a sua pontuação . Demasiada legibilidade torna um documento parecer simplista ou infantil ; muito pouco a legibilidade, por outro lado , obscurece a comunicação e faz soar um documento bombástico . Tiro para um meio termo : um documento profissional , compreensível. Instruções
Aumentar Readability
1

Divida algumas frases longas em duas ou mais frases. Se uma frase contém duas idéias distintas , por exemplo, dividi-los em duas sentenças separadas. Tente verificar a pontuação de frases longas para determinar se você pode dividi-los : Olhe para uma pausa no meio de uma frase , como um ponto e vírgula , um traço, ou uma vírgula e um conjunto
2 Reduza sentenças , simplificando a estrutura da frase . Para comunicar uma idéia concisa , escrevo em voz direta , ativa. Comece com o sujeito da frase e , em seguida, descrever a ação principal. Use possessivos em vez de frases genitivo ; focar verbos em vez de substantivos ; usar a gramática simples. Não repita suas idéias e não explicam desnecessariamente. Excluir frases prolixas que realmente não comunicar qualquer conteúdo , como " a fim de ". Use uma palavra específica em vez de uma frase descritiva e focar em verbos em vez de substantivos. Por exemplo , não escreva : "O fato da questão é , as idéias de nossos funcionários são importantes para nós, porque nos preocupamos com elas . " Em vez disso, escreve, " Nós nos preocupamos com as ideias dos nossos colaboradores ".
3

Utilize palavras mais curtas , enquanto eles ainda comunicar a sua mensagem corretamente. Olhe para o jargão da indústria, palavras complexas , palavras que poucas pessoas conhecem e palavras que soam impressionantes ou incomum. Substitua cada palavra desnecessariamente longo ou frase complexa com uma palavra mais simples, mais curto. Por exemplo , não escreva , " Utilizando dedicação mental, aumenta a sua capacidade de superar as normalidades do seu desempenho. " Em vez disso, escrevem, " Concentre-se em seu trabalho para melhorar seus resultados. "
4

Concentre-se em expressar suas idéias de forma clara, direta e simplesmente todo o documento . Lembre-se, o principal objetivo é comunicar de forma eficaz e os leitores poderiam perder a sua mensagem se ele é obscurecida pela linguagem verbal.
Baixando Readability
5

Combine frases relacionadas para aumentar a pena comprimentos . Se duas frases descrevem diferentes aspectos da mesma idéia , ou de diferentes ações que pertencem à mesma seqüência, em seguida, combiná-los . Você pode conectar sentenças distintas , adicionando um ponto e vírgula , um traço, ou uma vírgula e um conjunto , ou você pode combinar suas idéias em uma frase mais de uma parte.
6

Descreva suas idéias completamente para expandir comprimento sentença. Não, no entanto , adicionar palavras desnecessárias , frases que realmente não dizem nada , ou repetição que não melhora a clareza. Em vez disso , concentre-se comunicar claramente , explicando as coisas com precisão e em profundidade.
7

Use palavras específicas em vez de mais curto , mais gerais . Deixar , palavras claras curtas sozinho, mas procure as palavras que são genéricos , vagos, juvenil ou gírias. Substitua essas palavras com palavras mais longas que são fortes , claras, específicas e profissional. Por exemplo , não escreva : " Trabalhe duro , faça um bom trabalho e ser bom para os outros. " Em vez disso, escrevem, " Concentre-se em suas tarefas , trabalhar com afinco e com cuidado, e tratar os seus colegas de trabalho com respeito e cortesia . "
8

Expresse suas idéias completamente e, especificamente, ao longo de todo o documento. Melhorar as peças fracas , simplistas ou pouco claras . Lembre-se, o principal objetivo é comunicar de forma eficaz , e seus leitores podem interpretar mal a sua mensagem se você não apresentá-la totalmente .