O software de comunicação serve uma ampla gama de funções, amplamente categorizada como:

1. Habilitando a comunicação: Esta é a função principal, abrangendo vários métodos:

* Comunicação baseada em texto: Enviando e recebendo mensagens instantaneamente (mensagens instantâneas), assíncronas (email) ou em conversas encadeadas (fóruns, seções de comentários).
* Comunicação de voz: Chamadas de voz em tempo real (VoIP), chamadas de conferência, memorandos de voz.
* Comunicação em vídeo: Chamadas de vídeo em tempo real (videoconferência), gravação de vídeo e compartilhamento.
* compartilhamento de arquivos: Transferência de arquivos de vários tipos e tamanhos entre usuários ou dispositivos.
* compartilhamento de tela: Compartilhando uma tela de computador em tempo real para trabalho ou apresentações colaborativas.

2. Melhorando a colaboração: Muitas ferramentas de comunicação vão além da comunicação básica para facilitar o trabalho em equipe:

* Gerenciamento de projetos: Integração da comunicação com a atribuição de tarefas, prazos, rastreamento de progresso e colaboração de documentos.
* Co-edição de documentos: Vários usuários editando simultaneamente o mesmo documento em tempo real.
* Chat da equipe: Canais dedicados para equipes ou projetos específicos para otimizar a comunicação.
* Automação do fluxo de trabalho: Automatando tarefas e notificações para melhorar a eficiência e reduzir os erros.


3. Comunidades e redes de construção: Algum software se concentra em conectar pessoas com interesses compartilhados:

* Rede social: Conectar -se com pessoas, compartilhar atualizações e ingressar em grupos com base em interesses compartilhados.
* fóruns e fóruns de discussão: Facilitar discussões sobre tópicos específicos.
* Comunidades online: Criando espaços para atividades e interações compartilhadas.

4. Melhorando o compartilhamento de informações: A disseminação de informações eficiente e eficaz é a chave:

* notificações e alertas: Manter os usuários atualizados em eventos ou mensagens importantes.
* boletins e anúncios: Transmissão de informações para um público mais amplo.
* Bases de conhecimento e wikis: Criando repositórios centrais de informação.

5. Operações comerciais de suporte: Muitas ferramentas de comunicação são essenciais para administrar um negócio:

* Integração de Gerenciamento de Relacionamento ao Cliente (CRM): Vincular canais de comunicação aos dados do cliente para melhor serviço.
* Automação de vendas e marketing: Automatizando a comunicação com leads e clientes.
* Gerenciamento de recursos humanos: Facilitar a comunicação interna e a integração de funcionários.


Essas funções geralmente se sobrepõem e muitas soluções de software combinam várias delas. As funções específicas oferecidas variam muito, dependendo do tipo de software de comunicação (por exemplo, cliente de email, aplicativo de mensagens instantâneas, plataforma de videoconferência, ferramenta de gerenciamento de projetos).