? Empresas na era moderna gerar massas de documentos , conteúdo e outras informações baseadas em papel , que deve ser classificada , sintetizados e gerenciado. Sistemas de gestão de documentos que compõem as ferramentas , tecnologias e aplicações são utilizadas para capturar , armazenar, gerenciar , preservar e entregar conteúdo para segmentos de usuários e da força de trabalho estendida em uma organização. Os documentos electrónicos criados e gerados podem ser utilizados para diversos fins . Há muitos benefícios de se investir em um sistema de gerenciamento de documentos. Elimina Apresentação de Problemas
Recuperando e acesso a dados -chave de negócios , registros de clientes, financeiro e informações de contabilidade é vital para a execução de operações de negócios do dia -a-dia de qualquer organização. Tais arquivos , conteúdos e informações em formato de documento deve estar disponível sob demanda. Um sistema de gestão de documentos bem elimina problemas de arquivamento consome espaço e os processos complexos associados a sistemas de ficheiros manuais ou métodos não- eletrônicos de armazenamento de papel e documentos . Um sistema de gerenciamento de documentos garante documentos eletrônicos e arquivos estão localizados em pastas que podem ser recuperados e acessados rapidamente quando necessário.
Faster Recuperação e Busca
Um sistema de gerenciamento de documentos de forma sistemática lojas e arquivos digitalizados documentos, imagens e outros arquivos. Categorizações e outras formas de classificação permitir documentos a ser armazenados em várias formas em um DMS . Esses arquivos podem ser recuperados com recursos de pesquisa completos da consulta de texto. O uso de qualquer palavra ou combinação de palavras , os usuários podem pesquisar e localizar qualquer documento em qualquer altura e realizar grandes mudanças como por exigências de trabalho. Menos tempo é gasto pelos funcionários na busca de documentos ou a tentativa de encontrar as versões atuais.
Seamless compartilhamento de informações
Empregados e trabalhadores precisam compartilhar regularmente informações enquanto executar várias tarefas e funções. Com um DMS no lugar, arquivos eletrônicos, documentos em papel digitalizados e imagens, arquivos PDF são facilmente acessíveis através de intranets de empresas, a Internet e as grandes redes de área , e não há um melhor fluxo de informações em todas as hierarquias organizacionais. Os arquivos podem ser impressos a partir de qualquer computador ou impressora e também pode ser distribuído através de DVDs ou CDs . Colegas de trabalho podem compartilhar informações e colaborar em projetos e atribuições específicas. Vários revisores , aprovadores e tomadores de decisão pode acessar arquivos e documentos de revisão mais rápido.
Reduzida Armazenamento
armazenamento reduzida é um dos maiores benefícios de investir em um sistema de gerenciamento de documentos . As grandes empresas , pequenas e médias empresas, organização sem fins lucrativos e start-ups todos olham para consolidar e otimizar as áreas operacionais de negócios para economizar no aluguel e custos de propriedade comercial. Indústria e conformidade regulatória e regulamentos exigiu armazenamento e arquivamento de grandes quantidades de dados e informações geradas em documentos. Manter registros e massas de pastas de documentos em papel vai dificultar o trabalho dos empregados , funcionários e outros trabalhadores no espaço e no trabalho ambientes de escritório limitados. Um sistema de gestão documental integrada reduz a quantidade de área de escritório principal necessário para a manutenção de registros em papel.
Continuidade de Negócios
empresas sempre têm de lidar com riscos e incertezas e outros cenários de desastres . Interrupções súbitas ou acidentes podem afetar as operações de negócios e destruir informações críticas e ativos digitais no local. Registros de papel são vulneráveis ao fogo , vandalismo , inundação, roubo e outros perigos associados a desastres naturais e geralmente caro para manter . A DMS atua como uma solução próxima à prova de falhas de recuperação de desastres e faz -se centralmente documentos e registros em papel para o armazenamento off- site. Estes arquivos podem ser retidos e documentos restaurados em caso de uma interrupção desaparecidos ou de desastres e continuidade de negócios garantia.
