sistemas de gestão de documentos permitem às organizações organizar de forma lógica e eficiente de documentos , tanto físico como digital. Como resultado , um sistema eficaz deve acomodar todos os diferentes tipos de documentos . Ativos

Definir quais os bens a sua organização tem e como eles são usados. Isso ajuda a garantir que o sistema de gerenciamento de documentos selecionado irá atender às suas necessidades.
Formatos

Garantir que os formatos de documentos , tanto físico como digital, são suportados por qualquer gestão de documentos sistema que você está olhando para implementar .
Conversão
ao converter arquivos , mantenha tecnologia do futuro em mente, para permitir a acessibilidade de documentos na estrada.

Converter formatos de documentos , se necessário. Por exemplo , o seu sistema de gestão de documentos pode exigir que todos os registros digitais ser armazenados como arquivos ( portable document format) PDF.
Acesso

Criar um processo que faz com que seja fácil de documentos de acesso que está sendo gerenciado. Uma interface popular para sistemas está usando a web para acessar informações do documento.

Processos e Procedimentos

plano não só para a implementação de um sistema de gestão de documentos, mas como os novos documentos são introduzidos e mantidos . Um sistema de gerenciamento de documentos continua a ser útil somente se ele tiver documentos adicionais , conforme necessário.