sistemas de gestão de documentos são sistemas eletrônicos que são projetados para gerenciar , armazenar, distribuir e arquivar documentos . Estes sistemas são comuns em empresas e sistemas de ensino e atuar como um armários digitais. Sistemas de gerenciamento de documentos também são conhecidos como " sistemas de gerenciamento de conteúdo ", como eles podem armazenar áudio , vídeo e outros tipos de mídia , além de documentos. Espaço

Sistemas físicos de gestão de documentos , muitas vezes armazenar informações em servidores ou outros sistemas de computadores poderosos . Estes espaços de armazenamento eletrônico , muitas vezes ocupam menos espaço do que a sua contraparte física .

Digital Archiving

sistemas de gestão de documentos permitem o armazenamento dos documentos a si mesmos e também para versões anteriores . Isso pode ajudar a revisões de pista através do tempo e fornece um benefício adicional de ser capaz de voltar a documentos antigos . No entanto, se esta informação não é organizado e armazenado corretamente , pode haver muitos documentos e versões disponíveis , causando assim um problema de sobrecarga de informação para os usuários.
Centralizado Localização
< br > sistemas de gestão de documentos são

um local de armazenamento centralizado , onde muitos usuários podem acessar o mais atual e até data documento de um local central. Este fácil acesso aos documentos suporta a colaboração entre vários usuários. A localização centralizada de documentos também promove a fácil distribuição de documentos para os usuários. No entanto , o armazenamento eletrônico de documentos digitais em um único local pode representar um risco de segurança adicional , a menos que a segurança extra é adicionado para proteger o sistema eletrônico.
Utilitários adicionais Ferramentas

eletronicamente armazenamento e gerenciamento de documentos dentro de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos permite que ferramentas de utilidade para fornecer recursos adicionais que não estavam disponíveis em sua contraparte física . Pesquisando através de documentos eletrônicos é mais fácil do que pesquisar todos os documentos à mão. No entanto muitas destas ferramentas pode ser desnecessário e pode ter um custo mais elevado do que o valor para as empresas.