Os conjuntos de documentos no SharePoint 2010 não eram necessariamente * preferidos * sobre bibliotecas em todas as situações, mas eles ofereceram vantagens em cenários específicos em que os grupos gerenciadores de documentos relacionados eram cruciais. Eles não foram um substituto para as bibliotecas de documentos, mas um recurso suplementar. Eis por que eles foram úteis em certos contextos:

* agrupamento documentos relacionados: Os conjuntos de documentos permitiram que você empacote vários documentos (e potencialmente outros itens, como imagens ou planilhas) juntos como uma única unidade lógica. Isso foi particularmente útil para projetos, contratos ou outros fluxos de trabalho complexos, onde vários arquivos pertenciam juntos e precisavam ser gerenciados como um conjunto. Uma biblioteca de documentos, por outro lado, trata cada arquivo individualmente.

* metadados e versão no nível definido: Você pode aplicar metadados e gerenciar a versão no nível * Document Set *, não apenas o nível de documento individual. Isso fornece uma visão mais holística do ciclo de vida do projeto ou contrato. Alterações em todo o conjunto podem ser rastreadas, o que é difícil de gerenciar de maneira abrangente dentro de uma biblioteca de documentos padrão.

* Gerenciamento aprimorado do fluxo de trabalho: Os conjuntos de documentos podem se integrar melhor aos fluxos de trabalho do SharePoint. Você pode projetar fluxos de trabalho que atuassem em todo o conjunto de documentos (por exemplo, processo de aprovação para todos os documentos dentro de um pacote de contrato) em vez de ter que criar fluxos de trabalho separados para cada documento individual.

* Organização e navegação de conteúdo: Para projetos complexos com muitos documentos, os conjuntos de documentos forneceram uma maneira de organizar e navegar com o conteúdo de maneira mais eficaz do que as estruturas planas da biblioteca de documentos. Eles ajudaram os usuários a encontrar o que precisavam mais facilmente.


No entanto, os conjuntos de documentos também tiveram desvantagens:

* Complexidade: A configuração e o gerenciamento de conjuntos de documentos pode ser mais complexa do que o uso de bibliotecas de documentos padrão, especialmente para usuários que não estão familiarizados com os recursos avançados do SharePoint.

* desempenho: Em grandes implantações com muitos conjuntos de documentos, o desempenho pode ser um problema.

* Funcionalidade limitada em comparação com as bibliotecas: As bibliotecas de documentos ofereciam mais funcionalidade e flexibilidade integradas em algumas áreas.


Em essência, a escolha entre uma biblioteca de documentos e um documento definido no SharePoint 2010 dependia das necessidades específicas do projeto ou do fluxo de trabalho. Se você precisava gerenciar grupos de documentos relacionados com requisitos complexos de versão e fluxo de trabalho, os conjuntos de documentos foram benéficos. Se você precisava de uma solução mais simples para gerenciar arquivos individuais, uma biblioteca de documentos era geralmente suficiente. Muitos usuários descobriram que uma combinação de ambos era a abordagem mais eficaz.