Um documento automatizado é um documento criado, atualizado ou modificado automaticamente, normalmente usando o software ou um sistema. Isso contrasta com um documento criado manualmente por um humano. A automação pode envolver vários aspectos do ciclo de vida do documento, incluindo:
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geração: O documento inteiro é criado automaticamente com base em dados de outras fontes (por exemplo, um relatório gerado a partir de um banco de dados).
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População: Os modelos pré-existentes são preenchidos com dados de fontes externas (por exemplo, um email de marketing personalizado com dados de clientes inseridos).
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Atualização: Os documentos existentes são atualizados automaticamente com novas informações (por exemplo, uma lista de inventário que reflete automaticamente as alterações nos níveis de estoque).
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formatação: O layout e a formatação do documento são ajustados automaticamente com base em determinadas condições (por exemplo, uma tabela de redimensionamento dinamicamente).
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Distribuição: Os documentos são enviados automaticamente aos destinatários (por exemplo, faturas enviadas por e -mail após conclusão do pedido).
Exemplos de documentos automatizados incluem:
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Relatórios gerados: Relatórios de vendas, demonstrações financeiras, relatórios de inventário, etc.
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E -mails personalizados: E -mails de marketing, confirmações de pedidos, boletins, etc.
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faturas e declarações: Documentos de cobrança criados e enviados automaticamente aos clientes.
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Contratos: Documentos com cláusulas específicas geradas automaticamente com base em regras predefinidas.
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documentos legais: Documentos legais simples, como NDAs, preenchidos com detalhes específicos extraídos de um banco de dados.
O nível de automação pode variar muito. Alguns documentos podem ser totalmente automatizados, enquanto outros podem ter apenas certas peças automatizadas (por exemplo, inserção de dados em um modelo). A chave é que algum aspecto da criação ou gerenciamento do documento é tratado por um sistema e não por um humano.
