Os PDFs oferecem várias vantagens importantes:

* Compatibilidade cruzada: Os PDFs mantêm sua formatação e layout em diferentes sistemas operacionais (Windows, MacOS, Linux), aplicativos de software e dispositivos (desktops, laptops, tablets, smartphones). Isso garante visualização consistente, independentemente da configuração do destinatário.

* Preservação da formatação: Os PDFs preservam com precisão fontes, imagens e formatação, impedindo os problemas que podem surgir de transferir documentos entre diferentes processadores de texto ou versões de software. Isso é crucial para manter a integridade visual de documentos como relatórios, folhetos ou apresentações.

* Recursos de segurança: Os PDFs suportam vários recursos de segurança, como proteção de senha, criptografia e assinaturas digitais. Isso permite o controle sobre quem pode acessar e modificar um documento, protegendo informações confidenciais.

* Tamanho do arquivo compacto (geralmente): Comparado a alguns outros formatos de arquivo, particularmente aqueles que contêm fontes incorporadas, o PDF pode criar arquivos relativamente compactos que são fáceis de compartilhar e baixar.

* pesquisabilidade: Embora os PDFs digitalizados mais antigos possam não ser pesquisáveis, os PDFs modernos geralmente permitem a pesquisa de texto completo, facilitando a localização de informações específicas em um documento longo.

* Acessibilidade: Os leitores em PDF geralmente incluem recursos de acessibilidade para usuários com deficiência visual, como compatibilidade com texto em fala e leitores de tela.

* Impressão: Os PDFs são projetados para impressão confiável, garantindo que o documento apareça como pretendido no papel.

* Controle de versão: Embora não seja inerente ao formato, a natureza imutável do PDF facilita a manutenção das versões. Você pode salvar facilmente várias versões de um documento como diferentes arquivos PDF, rastreando alterações.

No entanto, os PDFs também têm limitações. Eles não são ideais para edição colaborativa da mesma maneira que o Google Docs ou o Microsoft Word. Criar e editar PDFs pode exigir software especializado, embora muitas ferramentas gratuitas e de código aberto estejam disponíveis.