Existem várias maneiras de marcar documentos no Microsoft SharePoint, dependendo da versão e configuração do seu ambiente do SharePoint:

1. Usando colunas de metadados: Este é o método mais comum e recomendado. O SharePoint permite criar colunas de metadados personalizadas (geralmente chamadas de colunas de "metadados gerenciados") que atuam como sistemas de marcação.

* Criando a coluna de metadados: Vá para as configurações da Biblioteca do SharePoint, encontre "colunas" e clique em "Adicionar uma nova coluna". Escolha "Metadados gerenciados" como o tipo de coluna. Você precisará especificar um conjunto de termos (um grupo predefinido de termos) ou criar um novo. Este conjunto de termo conterá suas tags.
* Adicionando tags aos documentos: Ao fazer upload ou editar um documento, você verá a coluna de metadados que criou. Você pode digitar tags (se o conjunto de termo permitir a entrada de texto livre) ou selecionar tags existentes em um menu suspenso.

2. Usando a coluna de palavras -chave: Uma abordagem mais simples, mas menos controlada que os metadados gerenciados.

* Adicionando uma coluna de palavra -chave: Semelhante a adicionar uma coluna de metadados gerenciados, você pode adicionar uma coluna "palavra -chave" à sua biblioteca.
* Adicionando palavras -chave: Os usuários podem digitar palavras -chave diretamente nesta coluna, separadas por semicolons ou vírgulas, dependendo das suas configurações. Este método oferece menos consistência e controle sobre o vocabulário em comparação com os metadados gerenciados.

3. Usando a arquitetura da informação (para marcação em larga escala): Para a organização em nível empresarial, a arquitetura de informações do SharePoint desempenha um papel significativo. Isso envolve o planejamento de seus conjuntos de termos (para metadados gerenciados) estrategicamente. Pense cuidadosamente sobre as necessidades da sua organização e como classificará documentos em várias bibliotecas e sites. Conjuntos de termos bem planejados melhoram a pesquisa e a consistência.

4. Usando aplicativos de terceiros: Inúmeros aplicativos de terceiros aprimoram os recursos de marcação do SharePoint, geralmente adicionando recursos como marcação automática com base na análise de conteúdo, interfaces de usuário aprimoradas ou integração com outros sistemas.

Encontrando e usando tags:

Depois que as tags são aplicadas, você pode usar a funcionalidade de pesquisa do SharePoint para encontrar documentos com base nessas tags. A busca de uma tag específica retornará todos os documentos marcados com esse termo.


Qual método é o melhor?

* Metadados gerenciados: Geralmente recomendado por sua consistência, controle e pesquisa aprimorada. É melhor para organizações ou projetos maiores que precisam de marcação estruturada.
* palavras -chave: Adequado para cenários mais simples, onde a marcação menos estruturada é aceitável. É rápido de implementar, mas pode levar a inconsistências ao longo do tempo.

Antes de começar a marcar, é aconselhável planejar sua estratégia de marcação, principalmente se você estiver usando metadados gerenciados. A definição de terminologia clara e consistente garante que seus documentos sejam facilmente pesquisáveis ​​e organizados. Lembre -se de consultar o administrador do SharePoint se encontrar alguma dificuldade ou precisar de ajuda para configurar colunas de metadados e conjuntos de termos.