Um documento, seja criado usando um processador de texto, editor de planilhas ou outro aplicativo de computador, é inicialmente armazenado na memória temporária ou de acesso aleatório (RAM) do computador. A RAM é usada pelo processador do computador (CPU) para armazenar e trabalhar temporariamente com dados e instruções. À medida que você trabalha no documento, o conteúdo é mantido na RAM para acesso rápido e edição pela CPU.

Quando você salva o documento pela primeira vez, o aplicativo (por exemplo, Microsoft Word, Excel) solicita que você escolha um local no dispositivo de armazenamento do seu computador (normalmente um disco rígido ou unidade de estado sólido) para salvar o arquivo. Depois de fornecer o nome do arquivo desejado e clicar na opção “Salvar” ou “Salvar como”, o aplicativo grava o conteúdo do documento da RAM para o local de armazenamento especificado no disco rígido.

As edições subsequentes no documento são feitas no mesmo arquivo armazenado no disco rígido. Por padrão, a maioria dos aplicativos, incluindo processadores de texto e editores de planilhas, salvam suas alterações automaticamente em intervalos regulares. No entanto, é aconselhável realizar periodicamente um salvamento manual usando o atalho de teclado "Salvar" ou "Ctrl + S" para garantir que seu trabalho seja salvo com segurança em caso de falhas imprevistas de software ou falta de energia.

Ao salvar seu documento em um local designado no dispositivo de armazenamento, ele persistirá indefinidamente, mesmo depois de você fechar o aplicativo ou desligar o computador. Você pode então recuperar, abrir e modificar ainda mais o documento salvo posteriormente.