Porque formatos de registros eletrônicos mudar tão rapidamente e formatos de arquivo só pode ser aberto por determinados programas , tem havido uma relutância em confiar em programas de software proprietário para arquivar documentos eletrônicos. Embora o formato PDF foi inventado pela Adobe, as especificações para a leitura e edição de um documento PDF estão disponíveis para desenvolvedores de terceiros e os usuários não têm que confiar em Adobe para abrir os documentos. Por esta razão, os arquivistas começaram a contar com o formato de arquivos /A PDF para arquivar registros eletrônicos. Coisas que você precisa
Acesso à Internet Computer
documento PDF software de edição
PDF
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Entenda a diferença entre um regular PDF e PDF /A. Segundo a Organização Internacional de Normalização , PDF /A é um formato de arquivo baseado em PDF , que " fornece um mecanismo para representar documentos eletrônicos de uma maneira que preserve sua aparência visual ao longo do tempo , independente das ferramentas e sistemas utilizados para criar, armazenar ou tornando os arquivos " . A /Um arquivo PDF é um PDF permanente que está formatado de tal forma que ele pode ser recuperado na mesma forma durante um longo período de tempo.
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Abra o documento PDF que você gostaria de arquivar em Adobe Acrobat 8.0 ou superior ou um editor de fonte de terceiros. Consulte Recursos 1 para uma lista completa de software PDF criando.
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comentário que elementos estão em PDF. Para uma PDF para ser compatível com o formato PDF /A tem que ser 100 por cento contido , o que significa que não há elementos exteriores são necessários para o documento a ser visualizado. Fontes, imagens , gráficos e cor precisa ser incorporado no documento. No Adobe Distiller , clique em Configurações no topo da barra de menu e selecione Editar configurações de PDF. Aqui, você vai ter a opção de incorporar fontes imagens e cores . Elementos de vídeo e áudio não podem ser incluídos no arquivo /A.
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metadados de entrada PDF no documento para que ele será pesquisável . Metadados PDF inclui palavras-chave, a versão do PDF e usado o nome do programa que criou o documento PDF. Para introduzir os metadados no Adobe Acrobat , clique em Avançado na barra de ferramentas na parte superior . No menu suspenso , clique em Documento de Metadados .
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Salve o documento em um arquivo. Um arquivo pode ser um servidor externo seguro , disco rígido ou um DVD de ouro. Os meios de comunicação que você decidir guardar o seu arquivo PDF vai depender do que é mais seguro em seu escritório ou casa.