Você não pode criar um voucher de desembolso * verdadeiro * no Excel, que é legalmente vinculativo da mesma maneira que um voucher gerado pelo sistema é. O Excel é um programa de planilha, não software de contabilidade. No entanto, você pode criar uma planilha *Excel que funcione como um modelo de voucher de desembolso *. Isso exigirá um design cuidadoso para garantir a precisão e evitar erros.
Veja como criar um modelo de voucher de desembolso no Excel:
1. Projete o layout: *
cabeçalho: Inclua o logotipo e o nome da sua empresa, o número do voucher (considere usar uma fórmula para aumentar automaticamente os números), a data e talvez um campo "preparado por".
* Informações sobre os beneficiários: Seções para o nome, endereço e informações de contato do destinatário.
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Detalhes de pagamento: Este é o núcleo. Incluir:
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Descrição do item: Uma descrição clara do que é o pagamento.
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Quantidade: Se aplicável (por exemplo, para mercadorias).
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Preço unitário: Se aplicável.
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Valor: O custo total para cada item.
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totais: Calcule o valor total a pagar usando fórmulas (função da soma). Considere totais separados para impostos e outros encargos.
* Método de pagamento
: Indique como o pagamento será feito (cheque, transferência eletrônica, etc.).
*
aprovações: Inclua espaços para assinaturas e nomes impressos do pessoal autorizador (por exemplo, contador, gerente).
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rodapé: Inclua um espaço para notas ou comentários, número da versão e possivelmente um identificador exclusivo.
2. Use recursos do Excel: * fórmulas
: Use fórmulas para calcular automaticamente os totais (soma etc.) para evitar erros manuais.
*
Validação de dados: Use a validação de dados para garantir a consistência dos dados (por exemplo, apenas números na coluna "valor", métodos de pagamento específicos de uma lista suspensa).
*
Formatação condicional: Destaque as células que podem precisar de atenção (por exemplo, quantidades negativas).
*
Formatação do número: Formate os campos de moeda corretamente para exibir valores corretamente.
*
Proteção: Proteja a planilha para evitar mudanças acidentais após a conclusão.
3. Exemplo de layout (cabeçalhos da coluna): | Cabeçalho da coluna | Tipo de dados | Fórmula (se aplicável) |
| ------------------------ | ----------------- | -------------------------- |
| Número do voucher | Texto | =Concatenato ("voucher-", linha ()-1) * (assume que a linha do cabeçalho é 1) * |
| Data | Data | |
| Nome do beneficiário | Texto | |
| Endereço do beneficiário | Texto | |
| Descrição do item | Texto | |
| Quantidade | Número | |
| Preço unitário | Moeda | |
| Quantidade | Moeda | =Quantidade*Preço unitário |
| Subtotal | Moeda | =Soma (coluna da quantidade) |
| Imposto | Moeda | |
| Total | Moeda | =Subtotal + Imposto |
| Método de pagamento | Texto | |
| Preparado por | Texto | |
| Aprovado por | Texto | |
4. Considerações importantes: *
precisão: Verifique todos os cálculos. Erros em um voucher de desembolso podem ter consequências financeiras significativas.
*
Auditoria: Mantenha uma trilha de auditoria clara. Este modelo deve fazer parte de um sistema contábil maior.
*
Conformidade legal: Este modelo do Excel não é * um substituto para o software de contabilidade adequado. Consulte um contador ou profissional financeiro para garantir que seu processo esteja em conformidade com todos os requisitos legais.
Seguindo estas etapas, você pode criar um modelo de comprovante de desembolso funcional no Excel, mas lembre-se de suas limitações e sempre a referência cruzada com seus registros de contabilidade oficial. Para necessidades de negócios sérias, o software de contabilidade dedicado é essencial.
