Planilhas são uma maneira ideal de manter o controle de informações de contato. Em vez de digitar os endereços em um livro de endereço tradicional, criar um livro de endereços no Microsoft Excel para armazenar essas informações. Ter um livro de endereços no Excel permite que você facilmente adicionar e excluir informações e manter tudo muito organizado. Usando um livro de endereços do Excel também é o primeiro passo na criação de mala direta para fazer etiquetas de endereço , cartas e envelopes. Criando um livro de endereços no Excel requer dois procedimentos básicos: criação de colunas apropriadas e inserir informações. Instruções
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Abra o Microsoft Excel. A nova planilha que aparece é uma série de células em branco.
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Selecione a planilha , inclusive as células que contêm cabeçalhos de coluna . No grupo Nomes Definidos, na guia Fórmulas , selecione " Definir Nome " e digite o nome para a lista . Por exemplo, criar um livro de endereços para uso pessoal, identificado como " Pessoal", e outro para uso comercial, denominada " Negócios "; o título ajuda a distingui-los um do outro. Use as ferramentas na paleta de formatação a negrito o título e fazer o tipo de letra maior.
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Configure colunas para o livro de endereços. Utilize os seguintes títulos de colunas : nome, endereço , cidade, estado , CEP , número de telefone , número de fax e endereço de email. Entre esses títulos em colunas de A a H, respectivamente. Sua informação é muito mais fácil de ler quando tudo está em uma coluna separada .
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Realce a linha de títulos de coluna , clicando sobre o número da linha encontrada no lado esquerdo. Centro e em negrito os títulos das colunas usando a paleta de formatação .
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Digite informações em cada coluna. Isso pode levar tempo, mas você só tem que digitar tudo no Excel uma vez, depois disso, você apenas tem que adicionar novas pessoas e atualizar as informações . Se você não encontrou certas parcelas de informações , basta deixar o espaço em branco celular. Certifique-se de usar as duas letras abreviaturas postais para os estados.
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Formate o texto da coluna CEP. Destaque da coluna (mas não no título da coluna ) . Clique no que você destaque e selecione " Formatar células ". Na guia Número, clique em " especial " na caixa "Categoria" . Clique em " CEP " ou " Zip Code 4 " na caixa "Tipo" . Clique em " OK. " Isso fará com que todos os códigos postais têm a mesma aparência .
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Formate o texto na coluna número de telefone . Realce o texto na coluna , com exceção do título da coluna. Clique sobre ele e selecione " Formatar células ". Na guia Número , selecione " especial " da caixa "Categoria" . Clique em " Telefone " na caixa "Tipo" . Clique em " OK. " Todos os números de telefone será formatado da mesma forma .