Manter o controle de uma lista de discussão de um programa de planilha, como o Microsoft Excel torna mais fácil para classificar e rastrear dados, bem como para imprimir envelopes, cartas personalizadas e outros itens da lista de discussão . Você pode exportar sua planilha do Excel como um arquivo XLS ou CSV para enviar para uma impressora ou a maioria dos serviços on-line da lista de discussão , ou usar a função de mala direta integrada no Microsoft Word para imprimir diretamente do seu planilha do Excel. Decidir sobre Formato

Decida se você vai usar os dados da lista de endereços para fins além de etiquetas de endereçamento de impressão. Esta decisão pode afetar a forma como você estrutura a planilha . Por exemplo, se você deseja imprimir cartas personalizadas dirigida ao primeiro nome de cada pessoa , como " Caro Nicholas , " então você vai precisar para armazenar o nome de cada pessoa em duas colunas separadas: . Primeiro Nome e Sobrenome

Criar um
modelo Mailing List

na primeira linha de cada coluna , digite um título que descreve o componente de endereço essa coluna irá conter. Componentes comuns incluem nome, sobrenome, endereço de rua ( uma linha ) , endereço ( linha dois), cidade, estado, CEP e país. Listar um componente na parte superior de cada coluna . Digite os dados da lista de discussão para o modelo do Excel que você criou. Digite um novo contato em cada nova linha.

Dividir nomes completos em Nome e Sobrenome

Se os dados da lista de discussão original só contém uma coluna nome, tais como "Nome Completo ", mas o que você precisa esta propagação de dados através de "Nome" e " Sobrenome " colunas , você pode usar o "Converter texto para colunas " assistente. Realce toda a coluna que contém os nomes completos clicando a letra no topo dessa coluna , como " A. " Clique em " Dados" e escolha a opção " Texto para Colunas ". Siga as instruções do assistente. Renomeie os títulos das resultantes duas colunas "Nome" e " Sobrenome ".
Exporte um arquivo CSV

Alguns programas de software de lista de discussão e empresas solicitar listas de discussão em um formato CSV ( Comma Separated Values ​​) . Salve sua planilha do Excel como um arquivo CSV , escolhendo " Salvar como" no menu do botão Office (ou a partir do menu "Arquivo" no Excel 2003 ou anterior). Escolha " Comma Separated Values ​​( * . Csv) " no menu " Salvar como tipo" drop-down e clique em " Salvar".
Use mala direta no Microsoft Word

Crie um novo documento do Microsoft Word ou abrir o envelope ou carta existente na qual você deseja inserir as informações de discussão de Excel. Selecione a guia " Correspondências " e clique em "Iniciar Mala Direta. " Escolha " assistente passo a passo mala direta. " Clique no botão " Selecionar Destinatários " e escolha " Usar Lista Existente ". Clique duas vezes na planilha do Excel que você criou anteriormente . Siga as instruções do assistente para inserir e formatar cada campo a partir do modelo do Excel em seu documento de mala direta do Word.