Muitas aplicações diferentes podem criar um sistema de arquivamento eletrônico, dependendo de suas necessidades e habilidades técnicas. Aqui estão alguns exemplos, categorizados por tipo:
soluções simples (boas para indivíduos ou pequenas equipes com necessidades básicas): *
arquivo explorador (windows) ou localizado (macOS): Essas ferramentas de sistema operacional interno permitem criar pastas e subpastas para organizar seus arquivos. Embora não sejam um sistema de arquivamento dedicado *, eles são suficientes para a organização básica.
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Serviços de armazenamento em nuvem (Google Drive, Dropbox, OneDrive, iCloud): Esses serviços oferecem estruturas de pastas e recursos de sincronização, permitindo o acesso de vários dispositivos. Eles fornecem organização mais robusta do que os exploradores básicos de arquivos, mas não têm recursos avançados.
Soluções intermediárias (boas para pequenas empresas ou indivíduos que precisam de mais recursos): * Software de planilha
(Microsoft Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc): Embora não sejam projetados principalmente para gerenciamento de arquivos, as planilhas podem ser usadas para criar um banco de dados de arquivos com metadados (por exemplo, nome do arquivo, data, descrição, localização), criando efetivamente um catálogo pesquisável de seus arquivos.
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Software de gerenciamento de arquivos dedicado (Freecommander, Total Commander): Esses aplicativos fornecem recursos avançados, como navegação com guias, visualizações de painel duplo e poderosas funções de pesquisa para melhorar a organização e recuperação de arquivos.
Soluções avançadas (boas para grandes organizações ou com necessidades complexas): *
Sistemas de gerenciamento de documentos (DMS): Estes são aplicativos de software especializados projetados especificamente para gerenciar documentos eletrônicos. Eles geralmente incluem recursos como controle de versão, automação de fluxo de trabalho, controles de segurança e integração com outros sistemas de negócios. Os exemplos incluem arquivos M, OpenText, SharePoint (geralmente usados em um ecossistema Microsoft maior).
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Sistemas de Gerenciamento de Conteúdo da Enterprise (ECM): Esses sistemas são ainda mais abrangentes que o DMS, lidando com uma gama mais ampla de tipos de conteúdo além de apenas documentos e geralmente se integrando a outros aplicativos de negócios. Exemplos incluem Alfresco, Documentum.
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Software de banco de dados (MySQL, PostgreSQL, MS Access): Esses aplicativos permitem criar um banco de dados estruturado para rastrear seus arquivos e seus metadados. Esta solução requer mais experiência técnica.
O melhor aplicativo para criar um sistema de arquivamento eletrônico depende muito de suas necessidades específicas e da escala do seu projeto. Considere fatores como:
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Número de arquivos: Algumas centenas de arquivos podem ser gerenciados com ferramentas mais simples; Milhões requerem um sistema robusto de DMS ou ECM.
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Número de usuários: O uso individual difere significativamente de uma equipe ou organização.
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Recursos necessários: Controle de versão, segurança, automação do fluxo de trabalho, recursos de pesquisa influenciam a escolha.
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Orçamento: As opções gratuitas estão disponíveis, mas os sistemas avançados podem ser bastante caros.
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Habilidades técnicas: Soluções simples requerem pouco conhecimento técnico, enquanto os sistemas de banco de dados e ECM exigem experiência.
