Duplicatas pode causar imprecisões na elaboração de relatórios e pagamentos indevidos incorretas para seus fornecedores. Se o seu fornecedor pega o erro , ela tem que passar o tempo comunicando o erro para você e você tem que gastar tempo corrigindo o erro. Métodos de contabilidade consistentes combinados com QuickBooks capacidade de detectar registros duplicados e alertar o usuário pode eliminar os inconvenientes causados ​​por duplicatas. Não Número de Referência Introduzido nas contas

A principal causa de entradas duplicadas de contas é deixar de entrar na conta de identificação ou número da fatura em " Ref . Não." linha na janela "Enter Bills " no QuickBooks. Os " Ref . Não." linha é o QuickBooks verifica duplicatas. QuickBooks irá alertá-lo se você digitar o mesmo número nesta linha para dois projetos de lei para o mesmo fornecedor.

Stamping "entrou " em qualquer documento em papel depois de entrar a informação de que em QuickBooks é uma maneira simples de assegurar que você não irá tentar inserir as informações no QuickBooks duas vezes.
números de Referência inconsistente

um objetivo principal de inserir um número de referência no QuickBooks para cada projeto de lei é para acionar o duplicar aviso quando você entra em um projeto de lei duplicado. Isso não vai acontecer se você digitar os números de referência de forma inconsistente. Quando você entra em um projeto de lei que não contenha uma referência ou número da fatura, você deve ser consistente na forma como você cria o número de referência para esse projeto de lei . Uma prática comum é usar a data da factura. O formato da data deve ser consistente. Por exemplo, se você usar dois dígitos para o ano , nunca use quatro dígitos para o ano no " Ref . Não." campo . Para várias contas com a mesma data , adicione uma carta com a data e escreva o número que você criou para o projeto de lei sobre a cópia em papel do projeto de lei .
Erros ortográficos
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Se você digitar incorretamente a empresa ou o nome do cliente ao entrar em uma nova conta , você não pode encontrá-la em conta na próxima vez que você precisa para criar uma transação para ela. Você então involuntariamente criar uma conta duplicada para o cliente ou empresa.

Empresas que utilizam um DBA ou múltiplas DBAs

As empresas que utilizam DBA (fazendo negócios como ) os nomes que são diferentes do nome da empresa pode causar confusão contabilidade . Sem uma comunicação clara , você pode criar uma conta usando o nome da empresa e uma conta duplicada usando dba da empresa nomear. A prática padrão é o nome da conta usando o nome da empresa. Fazendo isso consistentemente irá impedir o seu criar várias contas para uma empresa. O " Nome do Cliente " e " Bill To" endereço são todos os campos separados na tela "Editar Cliente" . Você pode usar o nome da empresa para o nome da conta e ainda mandar a conta usando um nome de DBA .

Inconsistentes Padrões ao digitar nomes Conta

Ao entrar em contas de clientes , utilização um método uniforme de entrar nomes de empresas e individuais para garantir que você não vai criar contas duplicadas . Para nomes de clientes , decidem entrar los de forma consistente ou primeiro nome primeiro ou último nome em primeiro lugar e decidir se deseja incluir iniciais do meio . Para nomes de empresas , decidir sobre um padrão uniforme para inserir os nomes. Um método que pode impedir duplicatas é entrar nomes de empresas a maneira como eles aparecem em qualquer correspondência com papel timbrado que você recebe da empresa.