sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED ) estão substituindo os antiquados armários que são recheados com pastas e documentos de papel manilha . Hoje , os trabalhadores legais, médicos , governo e escritórios corporativos estão armazenamento e recuperação de registros através de sistemas informatizados . Esta conversão está resultando em métodos respeitadores do ambiente de armazenamento, custos mais baixos e um acesso mais fácil e mais rápida para vários usuários do mesmo documento . Go Green
documentos eletrônicos está salvando árvores em todo o mundo . A Associação de registros gerentes e administradores relata que cada trabalhador EUA consomem anualmente 10 mil folhas de papel copiando , que é o equivalente a 1,25 árvores por pessoa. Papel descartado se decompõe em gás metano prejudicial, enquanto a indústria de papel colhe 42 por cento da madeira industrial a cada ano, diz ARMA . Cópias em papel de registros de negócios também aumentar o consumo de combustível , porque as empresas têm de enviar seus documentos para offsite instalações de armazenamento e depois recuperá-los . Ao converter a um processo de EDM , as empresas podem proteger as florestas da Terra e reduzir o uso de gasolina. Mais funcionários podem trabalhar a partir de suas casas , quando eles podem acessar os registros computadorizados de sites ou servidores protegidos . Este aumento da taxa de teletrabalhadores significa menos emissões do tráfego e de veículos.
Poupança
registros computadorizados traduzir em economia de custos para uma organização. Polícia em Elk River, Minnesota, convertido em um sistema de EDM , que salvou o departamento de 17.000 $ em papel de fotocópia . Chefe Jeffrey Beahen diz que sua equipe passou de 2,2 toneladas a cada ano, de acordo com o artigo on-line " Association of Records Gerentes e Administradores : RIM pode salvar o mundo" Além disso, 5 por cento de todos os registros de cópias impressas acabar sendo esquecido, e um documento perdido custa uma empresa cerca de US $ 250. E para ilustrar ainda mais os custos de documentos em papel contra registros eletrônicos, BuyerZone.com estima que o empregado médio gasta entre 86 e 216 horas por ano a apresentação de cópias de registros. Isso custa uma empresa entre US $ 1.700 e 4.300 dólares americanos a cada ano com base em um empregado que ganha uma taxa horária de US $ 20.
Acesso
Recuperando registros eletrônicos é mais fácil do que trabalhando com cópias em papel . Em um escritório típico, um documento em papel é fotocopiado 19 vezes porque vários funcionários precisam trabalhar com essa mesma informação, diz ARMA . Mas mais do que um empregado pode olhar para um documento eletrônico , ao mesmo tempo . Um empregador pode facilmente controlar quem pode ver e rever registros computadorizados , além de recursos de segurança permitem que um gerente para ver quem acessou determinados arquivos. Os recursos de segurança , como senhas também ajudar as empresas a proteger contra um funcionário insatisfeito ou concorrente obtenção de entrada em arquivos críticos. Outra vantagem da EDM é a recuperação rápida de arquivos durante um desastre , como um incêndio, inundação ou roubo escritório . As cópias de segurança são frequentemente armazenados fora do local como medida de precaução contra uma emergência.
