A melhor coisa sobre a apresentação de documentos em um computador também pode ser thebiggest desafio : Você está completamente livre para criar qualquer depósito systemthat funciona para você. Antes de todos os seus arquivos acabam empilhados que knowswhere , trazer para seu disco rígido. Pense em todo o tempo e energyyou'll salvar cada vez que você precisa encontrar um arquivo no futuro. Instruções
um

configurar pastas ampla categoria dentro de Meus Documentos (no Windows ) ou no disco rígido (em um Mac ) . Leia 185 Criar um sistema de arquivamento Flawless para sugestões sobre nomes de rótulo .
2

Configure subpastas dentro de cada categoria . Por exemplo , os documentos de tipo financeiros por ano ou tipo, e os documentos relacionados com a família por pessoa .
3

Use função de classificação do computador. Coloque "AAA" (ou um espaço) na frente dos nomes das pastas mais usados ​​e " ZZZ " (ou uma bala ) na frente de os menos utilizados , para que o ex- bóia para o topo de uma lista em ordem alfabética e o segundo vai para o fundo. Ou use 01 , 02, 03 e assim por diante
4

Especifique a pasta padrão do computador salva arquivos dentro Isso geralmente é feito no menu Preferências - . No Word para Windows XP , por exemplo, clique no menu Ferramentas para Opções, clique na guia Arquivos , selecione Documentos e clique em Modificar.
5

Ordenar arquivos para atender às suas necessidades . Ordenar por data , por exemplo, para localizar o arquivo que você trabalhou mais recentemente. (No Windows XP, clique no menu Exibir, selecione Organizar Ícones e escolha Modificada. Usuários de Mac devem clicar na janela que pretende ordenar , clique no menu Exibir para lista Como, selecione por data de modificação . ) Ou tipo por espécie ou tipo de grupo de todas as planilhas , por exemplo.
6

Use nomes de arquivos significativos para os seus documentos. Um nome de arquivo como Resume é menos útil do que Resume_Sales_10_2004 . Lembre-se de não usar barras , dois pontos asteriscos ou qualquer pontuação diferente de um único período que precede o sufixo .
7

Continue refinando seu sistema de arquivamento para que ele funcione melhor e melhor . Renomeie ou reorganizar pastas e arquivo ou lixo os inativos . Evitar a duplicação de pastas, especialmente aqueles que contêm fotos ou outros arquivos grandes , você vai encher o seu carro e criar confusão
8

Use o recurso Salvar como quando você quer manter uma versão inalterada de um documento. . Você precisa especificar um novo nome de arquivo , o qual você pode basear no antigo ou mudar completamente. Este truque de geeks de computador da velha escola ainda é um bom: Adicionar V1 , V2, V3 e assim por diante , no final de um nome de arquivo para controlar versões de um documento que você está modificando ao longo do tempo
9.

Reserve o seu ambiente de trabalho para os itens que precisam de atenção imediata . Quando você terminar de trabalhar com eles , arquivá-las na pasta correta. Tente não guardar documentos a longo prazo no ambiente de trabalho .