redes de computadores se torna mais fácil para armazenar e compartilhar dados. A localização central, acessível a pessoas em diferentes escritórios, ou mesmo edifícios diferentes , economiza tempo e dinheiro , melhorando a comunicação e colaboração. No entanto , os dados podem construir até arquivos estão enterradas várias camadas de profundidade no sistema e tornar-se difícil de localizar. Através da criação de diretrizes para a sua estrutura de arquivos de rede, você pode ajudar a manter os dados fáceis de encontrar. Desenhe um diagrama de estrutura de arquivos de rede

Tire algum tempo para pensar sobre as coisas . Pense no seu armazenamento de rede como um armário de arquivo e decidir quantas "gavetas" você quer ter. Desenhe um fluxograma ou pirâmide listando os indivíduos e departamentos que precisam ter pastas de nível superior na estrutura e, em seguida, quebrar as coisas ainda mais em cada nível. Mantenha as pastas de nível superior ao mínimo para evitar confusões. Use principais departamentos , descrições de cargos ou categorias de contabilidade como modelo. Se você está planejando ter unidades de rede mapeadas separadas para acesso à pasta , considere usar o mínimo possível . Mapa uma unidade para um local de armazenamento compartilhado central e uma unidade para armazenamento pessoal ou confidencial de um indivíduo. Tente padronizar nomes e estruturas de pastas para facilitar a manutenção , especialmente se você tiver um maior número de pastas de nível superior .
Considere Arquivo Sistema de Segurança

Elimine as questões de segurança através da criação de grupos de permissão para acesso de pasta de nível superior , em vez de dar aos usuários o acesso a cada pasta de nível superior , um de cada vez . Ao atribuir grupos de segurança e , em seguida, adicionar usuários a esses grupos, você pode manter menos listas e reduzir consideravelmente administração. Definir permissões que impedem os usuários de criar ou apagar as pastas de nível superior. Mantenha os grupos de segurança ao mínimo , bem como, através do seu diagrama de estrutura de arquivos como uma diretriz. Configure uma pasta compartilhada para o acesso geral para tornar mais fácil para os departamentos para mover dados entre grupos de permissão , mas atribuir a cada departamento de acesso exclusivo a sua própria pasta.
Considerar as necessidades individuais

Configurar pastas sob o nível superior da estrutura de arquivos com base em que o departamento de necessidades do usuário ou . Discuta as suas responsabilidades com eles e criar uma estrutura de pastas que fazem sentido para todos os envolvidos. Se você tem usuários com necessidades de espaço maior de armazenamento, você pode querer definir cotas em pastas de nível superior para os impedir de usar o espaço e impactando outros. Educar os usuários sobre os limites de espaço e de retenção de dados para ajudá-los a manter um sistema de pastas limpa e organizada .