É fácil perder algum do seu precioso tempo constantemente verificando e-mails . Envio de e-mails também pode demorar mais do seu tempo do que o necessário . Existem alguns de organização e gestão do tempo dicas e atalhos que você pode fazer para salvar o seu tempo quando se trabalha com e-mail. Coisas que você precisa
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um

Lembre-se que você não tem que ler cada e-mail assim que ele vem dentro para a maioria das pessoas que fará email negócio pode ser feito três vezes durante o dia : quando vindo no início do turno , antes ou depois do almoço, e antes de sair do trabalho para o dia. A velha regra de gestão de tempo para responder a inquéritos foi dentro de 24 horas , porém com os avanços tecnológicos de hoje, até o final do dia de negócios ou cada turno de trabalho é uma prática melhor.
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Você não deve deixar sua caixa de entrada fique muito cheio ou limpá-lo fora pode levá-lo muito tempo no futuro. Como você mantém a caixa de entrada limpa? Se o e-mail requer uma resposta , não manter as pessoas esperando muito tempo por uma resposta. Se não precisar de uma resposta decidir se você precisa para manter o e-mail ou trash-lo imediatamente. Limpe sua caixa de entrada regularmente no final de cada dia. Se você não tem um prazo set-up automático para esvaziar sua lixeira , você pode querer esvaziá-la no final de cada dia também.
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Se você encontrar-se e-mails de envio em massa para um determinado grupo ou equipe de pessoas , muitas vezes , em seguida, colocar os seus endereços de e-mail juntos em um ID do grupo para fazer completar o campo "Para" para mensagens de saída rápida e fácil.
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Faça pastas para arquivar e-mails que você deseja manter para referência futura. Ter pastas criadas para cada projeto ou equipe que você está envolvido com facilita para recuperar rapidamente as comunicações importantes e transmiti-los , se necessário. Também é fácil de remover rapidamente todos os e-mails quando o projeto estiver concluído ou a equipe é dissolvida pelo simples apagar a pasta. Algumas ferramentas de e-mail até mesmo permitir que você tenha e-mails de pessoas em particular ir diretamente para a pasta de modo que você pode apenas verificar se há itens nessa pasta durante os tempos que você designar para trabalhar em um projeto particular.
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Não só você pode configurar pastas, mas a maioria das ferramentas de e-mail permitem filtrar seu e-mail em um arquivo de pastas específicas com base no assunto ou remetente. Por exemplo, se você achar que você tem um monte de e-mails com as palavras " pílula " ou " farmácia " no título e você não tem nada a ver com a medicação da ordem de correio , você pode filtrar os e-mails diretamente para uma pasta designada como lixo ou spam. Se a sua ferramenta de e-mail automaticamente filtra e-mails em uma pasta de spam ou lixo eletrônico , não tenha medo de aprender atirar os e-mails no lixo /lixeira por esvaziando a pasta sem verificar o seu conteúdo em primeiro lugar.
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Se você não responder um e-mail no dia em que é lido , porque requer pensamento intenso que no momento você não tem tempo para dar , use o lembrete ou recurso revolvimento em e-mails com prazos para que você não se esqueça de responder . Se o e-mail não indica uma data de vencimento , pergunte para ele ou ser proativamente cortês e deixar que o remetente sabe quando eles podem esperar uma resposta bem considerado. Se você não tem o recurso de lembrete em sua ferramenta de e-mail , coloque-o em sua lista para fazer ou calendário com uma nota da data de vencimento , data de solicitação de e-mail original , eo nome do remetente.
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Finalmente, tenha em mente que o uso de etiqueta de e-mail correto pode demorar um pouco mais tempo para você adiantado ao compor e-mails , mas pode poupar tempo e confusão mais tarde. Assim, quando o envio de e-mails de negócios , certifique-se de seguir as regras de etiqueta e-mail profissional .