Você tem um grande armário repleto de declarações, notas do curso e outros papéis itens que ocupam muito espaço e podem ser difíceis de pesquisar . Este guia irá dizer-lhe como transferir esses arquivos para o formato digital em seu computador para economizar espaço, e fornecer para backup fácil e pesquisa . Coisas que você precisa
documentos em papel original and pastas de papel
Clipes
Uma grande área de recepção , ou um conjunto de bandejas para segurar o papel
A- impressora scanner com um alimentador automático de documentos ( ADF)
Um computador com uma boa quantidade de espaço livre no disco rígido
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primeiro, montar o seu abastecimento. É provável que você já tem um computador e seus arquivos um pouco organizado. O que você não pode ter é um scanner apropriado . Digitalização de um grande número de documentos com um scanner de mesa pode ser uma tarefa real , por isso investir em aa scanner que pode aceitar um número de folhas de papel por vez. Scanners dedicados pode , curiosamente, ser muito mais caro do que o all-in -one de impressora /fax /scanners. A maioria tem habilidades comparáveis ​​em termos de resolução que podem produzir - o que você está mais interessado em se quantas folhas o scanner pode aceitar de uma vez. Além disso, ler comentários on-line para se certificar de que o alimentador de documentos não atolamento. Uma opção adicional que poderia vir útil é a capacidade de auto -duplex a digitalização - isso vai deixá-lo digitalizar ambos os lados de um documento sem uma etapa de recarga manual de
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Depois de ter todos os seus materiais. calhar , percorrer os arquivos que você gostaria de processar e classificá-los . Você vai querer grupo papéis de largura semelhante entre si ( ou seja, papel de caderno com papel de caderno , papel copiadora com papel de fotocópia ) , e separar todos os papéis que têm dobrado cantos , rasgos ou outros danos que possam interferir com o alimentador de documentos. Em seguida , o grupo de papéis em lotes que o scanner pode aceitar , por exemplo, pacotes de dez páginas . Estes documentos recolhidos pode ir no " em " caixa.
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Agora , você está pronto para fazer a varredura ! Coloque-se o software de digitalização que acompanha a impressora /scanner , e carregar o seu primeiro lote de documentos no scanner. Escolha uma resolução adequada - 300 dpi é padrão e, normalmente, mais do que suficiente . Escolher uma resolução maior pode resultar de uma imagem de melhor qualidade , mas isso vai levar mais tempo para fazer a varredura , e mais espaço para armazenar. Escolher tons de cinza em vez de cores também pode economizar espaço em disco . Para documentos , o PDF é um bom formato para escolher , uma vez que será mais fácil de documentos do grupo com várias páginas em um único documento do que seria com as imagens.
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processando o resto de sua papelada Continuar . Se você tiver muitos documentos digitados , pode valer a pena investir em software de OCR (como o ABBYY FineReader ) . Isto irá converter o texto em seus documentos em editável, texto pesquisável. O software é muito menos confiável para documentos manuscritos .