Com a conveniência do PC moderno, o armário está rapidamente se tornando um anacronismo. Empresas de todo o mundo têm vindo a mudar para o uso de documentos eletrônicos para economizar em custos de papel , mas também para reduzir a desordem . Com a grande disponibilidade de scanners de documentos , o armazenamento eletrônico de documentos é mais fácil do que nunca. Coisas que você precisa Papel
Scanner
computador
triturador
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Escolha um bom scanner para reduzir a desordem de papel. Você deve procurar um scanner que é conhecido por sua velocidade, porque ninguém quer gastar horas digitalizando seus documentos importantes. Considere o número de documentos que você tem agora que precisam ser digitalizados, bem como os documentos que você vai digitalizar no futuro. Procure por um scanner que se reúne uma boa mistura de valor e velocidade.
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Designar documentos a serem digitalizados. Digitalização de todos os documentos que você tem pode não ser necessário em busca de reduzir a papelada . Escolha documentos relevantes que você pode precisar para se referir mais tarde. Conceber uma ordem de prioridade e pretende digitalizar documentos prioritários primeiro.
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Digitalize seus documentos para armazenamento. Abra a superfície de digitalização do scanner e coloque o documento plano contra ele , a imagem para baixo. Feche a tampa do scanner e pressione o botão de digitalização para ativar o scanner. Espere até que a verificação seja concluída antes de abrir a tampa e digitalização de outro documento.
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Criar um sistema de arquivamento para manter o controle de seus documentos. Tão importante quanto reduzir a desordem de papel é evitar a desordem computador , já que ninguém quer ter de vasculhar seu computador para um documento importante que eles precisam. Classifique seus documentos por mês e ano , bem como por categorias como impostos financeiros , pessoais , negócios e assim por diante. Nomeie seus arquivos de forma clara e descritiva para facilitar a localização posterior.
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Livrar-se de seus documentos em papel . Dependendo da sensibilidade da informação apresentada em seus documentos , você deve empregar diferentes métodos de disposição para enfrentar a situação . Considere destruição de documentos confidenciais financeiros , pessoais e outros . Rasgue ao meio ou simplesmente reciclar outros documentos menos importantes.