O tipo de scanner que você usa para seus documentos de escritório vai depender do tamanho do documento e suas outras necessidades . Os scanners de mesa permitem que você fácil digitalização de documentos grossos ou de forma estranha , enquanto scanners de passagem funcionam bem para o padrão 8 1/2-by-11-inch papel. Scanners de mão vai ajudar você digitalizar documentos de tamanhos maiores, que não se encaixam em mesa ou alimentam -through scanners , tais como plantas arquitetônicas ou impressões 11 por 17 . Depois de ter seleccionado o seu scanner , você deve configurá-lo e organizar o seu sistema de arquivamento virtual. Se você pretende digitalizar seus documentos de escritório para que eles possam ser usados ​​em um editor de texto como o MS Word , Open Office Writer ou o WordPad , selecione um scanner que inclui o software OCR . Instruções
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Instale o driver de software que acompanha o scanner no computador o scanner conecta . Se você estiver usando um scanner de rede, pode ser necessário instalar o driver em cada computador que usa o próprio scanner, mas não todos os computadores que precisa visualizar os documentos . Siga todas as instruções da embalagem e instruções na tela para garantir que seu software do scanner está instalado corretamente.
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Inicie o software do scanner com um duplo clique no ícone no seu computador. A maioria dos softwares de scanner possui configurações que lhe permitirá salvar digitalizações em determinados formatos de arquivo , como PDF , JPG e DOC .
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Clique na opção PDF , se você quiser digitalizar documentos de forma eles mantêm todas as suas características visuais , incluindo palavras e imagens. Você não será capaz de alterar esses documentos sem um editor de PDF , mas você será capaz de visualizar e compartilhá-los com qualquer computador que tenha o software Adobe Acrobat Reader gratuito . Defina as opções de PDF para a tamanho e resolução que você quer como a digitalização padrão. O software também pode permitir que você escolha um local padrão onde ele irá salvar todos os arquivos de PDF. Selecione um local que é fácil de encontrar , como uma pasta no seu desktop
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Clique no texto . , Word ou ícone OCR . Defina o seu preferido tamanho do documento , resolução e local padrão para todos os documentos que deseja digitalizar para que eles podem ser editados em um processador de texto. Se todos na sua empresa usa o mesmo programa de processamento de texto, ter os arquivos salvos no formato do processador. Se não, salvar os arquivos em Rich Text Format (. Rtf) é o melhor, pois isso pode ser lido pela maioria dos processadores de texto.
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Clique na opção para análises personalizadas e criação de qualquer outro digitalização comum tarefas que você pretende realizar , como uma varredura de 2 por 3 polegadas PDF para cartões de visita ou locais de arquivo separadas para exames sejam salvos e armazenados.
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teste cada configuração por digitalizar a adequada tipo de documento através do scanner, em seguida, verificar o local do arquivo para garantir que ele salva corretamente. Software OCR não é 100 por cento preciso , por isso sempre verificar os arquivos de OCR para erros, especialmente quando as fronteiras ou fontes incomuns são usados.
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Informar o restante da equipe do escritório, onde cada tipo de arquivo é armazenado e como usar o scanner corretamente.
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Faça backup do computador que armazena os documentos regularmente. Isto irá manter uma cópia de seus documentos digitalizados em caso de falha do computador .