1. Reúna toda a documentação relevante.

Isso inclui o documento de origem (por exemplo, uma fatura, recibo, cheque ou extrato bancário), bem como qualquer outra documentação de apoio (por exemplo, um pedido de compra, contrato ou documentos de remessa).

2. Insira os detalhes da transação no software de contabilidade.

Isso inclui a data, o valor, o fornecedor e a(s) conta(s) envolvida(s). Você também deve incluir uma breve descrição da transação.

3. Anexe a documentação comprovativa ao voucher.

Isso pode ser feito prendendo os documentos no voucher ou digitalizando-os e anexando-os eletronicamente.

4. Assine e aprove o voucher.

O voucher deverá ser assinado pela pessoa que o preparou, bem como por um aprovador autorizado.

5. Arquive o comprovante.

Os vouchers devem ser arquivados em local seguro e protegido. Eles devem ser retidos por pelo menos sete anos ou mais, se exigido por lei.

6. Lançar a transação no razão geral.

Isso pode ser feito manualmente ou usando um software de contabilidade.

7. Reconcilie a conta bancária.

Isto deve ser feito regularmente para garantir que o saldo da conta bancária corresponda ao saldo do razão geral.