Um escritório sem papel é aquele em que o uso de papel ou foi eliminado ou é mínima (indo completamente sem papel geralmente não é possível ou prático ) . Em um escritório sem papel, dados, arquivos e informações são armazenados , acessados, recuperados e processados ​​eletronicamente. Vários dispositivos eletrônicos são usados ​​para essas funções. Scanners são usados ​​para converter documentos em papel em formato electrónico. Os documentos convertidos e arquivos eletrônicos são armazenados e processados ​​em computadores e compartilhado através das redes. Os documentos podem ser transmitidos por via electrónica utilizando aparelhos de fax e PDAs são utilizados para o acesso móvel aos documentos eletrônicos. Computadores

Os computadores são a espinha dorsal de escritórios sem papel . O gerenciamento de documentos, gerenciamento de conteúdo, reconhecimento óptico de caracteres , e-mail e outros sistemas necessários para executar um escritório sem papel são todos os aplicativos que são executados em computadores. Escritórios sem papel pode conter diferentes tipos de sistemas de computador para atender às necessidades da organização , que vão desde computadores e laptops para pequenos escritórios ou em casa pessoais autônomos para redes grandes e complexas de servidores, estações de trabalho e dispositivos de computação para as empresas maiores.

Scanners

a maioria dos escritórios sem papel usar um sistema de gerenciamento de documentos para armazenar arquivos eletronicamente. Arquivos de papel são convertidos em arquivos eletrônicos através de um scanner, o que torna este um dos mais importantes dispositivos eletrônicos em um escritório sem papel . Os documentos digitalizados ou são armazenadas como imagens ou transformados em arquivos eletrônicos usando software de reconhecimento óptico de caracteres , que muitas vezes vem com o scanner. Alguns escritórios usam dispositivos multifuncionais que servem como copiadoras, scanners e máquinas de fax - tudo em um

Máquinas de Fax

máquinas de fax eletrônicos são usados ​​em sem papel. escritórios para transmitir cópias eletrônicas de arquivos através de linhas telefônicas ou redes e são uma boa maneira de se comunicar com os escritórios tradicionais. O fax eletrônico permite que o destinatário para obter uma cópia impressa de um arquivo , se necessário. Uma máquina de fax eletrônico geralmente é conectado ao sistema de gerenciamento de documentos para permitir que o escritório sem papel para armazenar facilmente os documentos de entrada e saída .

Armazenamento de mídia

escritórios sem papel armazenar mais de seus arquivos e dados eletronicamente. Isso introduz o risco, como os dados armazenados eletronicamente podem ser perdidos ou danificados por falha do dispositivo , picos de energia , infecção por vírus de computador ou outros eventos catastróficos . Os dados devem ser apoiadas regularmente. Mídia de armazenamento - como discos rígidos , fitas magnéticas de backup e unidades de fita - são essenciais em um escritório sem papel. As cópias de backup de dados na mídia de armazenamento são normalmente armazenados fora do local como medida de contingência .